Política de tratamiento y protección de datos personales

Código: TH-PO003-02
Fecha de última versión: 27/02/2025
Acceso: Interno

1. OBJETIVO:

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de GML SOFTWARE permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

2. ALCANCE:

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del GML SOFTWARE, como responsable del tratamiento de datos personales.

3. DEFINICIONES:

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

4. DIRECTRICES:

4.1 PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES:

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

4.2 DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley
Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

4.3 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal de GML SOFTWARE, recolectarán la autorización previa e informada del Titular o su representante legal en el caso de los menores de edad, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

4.4 EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4.5 DEBERES DE GML SOFTWARE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GML SOFTWARE como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular y a sus representantes legales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular y/o representante legal.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.6 POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

4.6.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores:

GML SOFTWARE, recolecta los datos personales de sus trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST) y el Sistema de gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
Contactar a familiares en casos de emergencia.
Dar gestión y control a la nómina
Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
Tomar imágenes y fotografías necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.

GML SOFTWARE, almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre el GML SOFTWARE y el empleado

GML SOFTWARE trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por GML SOFTWARE para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, GML SOFTWARE, procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

De acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

4.6.2 tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas.

GML SOFTWARE, recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y en el caso de datos privados, solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los proveedores y contratistas de GML SOFTWARE será:

Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas
Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias
Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
Verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión integral de datos personales y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte del Proveedor o contratista.
Llevar un control de contratistas en eventos y/o capacitaciones que tenga la empresa.

GML SOFTWARE, sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de GML SOFTWARE tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, GML SOFTWARE devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

4.6.3 tratamiento de datos personales de clientes

GML SOFTWARE recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de GML SOFTWARE serán:

Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
Creación del cliente en las bases de datos de la empresa
Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual o nuevos proyectos.
Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.
Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

4.6.4 tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección

GML SOFTWARE recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por GML SOFTWARE, serán:

Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección
Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa como responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

4.6.5 tratamiento de datos personales de aprendices SENA

GML SOFTWARE, recolecta los datos personales de los aprendices SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aprendices SENA de GML SOFTWARE serán:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a las entidades patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, así como sus Decretos Reglamentarios.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.
Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa en calidad de entidad patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Gestionar y supervisar las funciones desarrolladas por los aprendices.
Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa productiva.
Contactar a familiares en casos de emergencia médica o sanitaria.

Como quiera que el contrato de aprendizaje al interior de las entidades patrocinadoras se enmarca en el ámbito de las relaciones laborales, los respectivos soportes documentales serán manejados y custodiados por parte de GML SOFTWARE, como historia laboral por las áreas encargadas de la administración del Talento Humano.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con el Empresa, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

4.6.6 tratamiento de datos personales de la página web y redes sociales

GML SOFTWARE, recolecta y divulga datos biométricos de sus trabajadores, colaboradores, contratistas y demás terceros a través de su página web. Dichos datos son almacenados en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de GML SOFTWARE serán:

Publicidad y prospección comercial de los diferentes proyectos de creación de plataformas y/o software y servicios de acompañamiento ofrecidos por la empresa.
Dar atención a todos los requerimientos y solicitudes realizadas por terceros a través de la página web.
Enviar información relacionada con descuentos, nuevos de creación de plataformas y/o software y servicios de acompañamiento o información de interés para el tercero.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado a través de la página web y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

4.6.7 tratamiento de datos personales de registro de accionistas

GML SOFTWARE, recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas.
Permitir el envío de invitaciones a eventos, asambleas y demás que sean programados por la compañía.
Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
Convocar o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información

4.6.8 tratamiento de datos personales de registro de video vigilancia

GML SOFTWARE, recolecta datos biométricos de sus trabajadores, contratistas, empresas aliadas y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de GML SOFTWARE serán:

Garantizar la seguridad en las instalaciones.
Permitir ambientes adecuados para el desarrollo de las actividades laborales en la empresa.
Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas y terceros en las instalaciones de la empresa.
Para salvaguardar y velar por la seguridad e integridad física de los trabajadores.
Para controlar y supervisar el cumplimiento de las funciones de los empleados durante la jornada laboral.
Investigar y dar trámite a los procesos disciplinarios laborales que sea necesario adelantar.
Velar por la seguridad de los visitantes y terceros que acudan a las instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde al GML SOFTWARE, como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

4.7 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

El Empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular GML SOFTWARE se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

De otro lado, cuando GML SOFTWARE decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen el alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

4.8 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactando con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la empresa, área de gerencia La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: protecciondedatos@gmlsoftware.com o a través de comunicación escrita radicada en la Carrera 35 #53-62 de la ciudad de Bogotá, Colombia.

4.8.1 Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de GML SOFTWARE y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.8.2 Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de GML SOFTWARE deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante GML SOFTWARE, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a GML SOFTWARE, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que GML SOFTWARE, reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Estar dirigida de manera directa a GML SOFTWARE
Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
El objeto de la petición.
Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e- mail).
Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

4.9 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

4.10 PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

GML SOFTWARE rectificó y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la empresa, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

4.11 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a GML SOFTWARE la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GML SOFTWARE.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto GML SOFTWARE podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

5. NORMATIVIDAD:

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 35 #53-62 de la ciudad de Bogotá, Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: info@gmlsoftware.com
PÁGINA WEB: https://gmlsoftware.com/
TELÉFONO: (57 +1) 390 7388 / 390 7749

5.1 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

GRUPO MILLENNIUM S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT No. 830055573 – 6, en adelante GML SOFTWARE, se constituye como una empresa cuyo objeto social consiste en prestar servicios de consultoría en productos de software y desarrollo de software para empresas públicas y privadas, soluciones y servicios en tecnología informática.

6. SOCIALIZACIÓN Y VIGENCIA:

GML SOFTWARE, se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar al Empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

CONTROL DE VERSIONES

Fecha	Versión	Descripción
01/08/2024	01	Creación del documento
27/02/2025	02	Actualización de plantilla

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaborado por:	Revisado por:	Aprobado por:
Nombre	Lorena Monroy	Lorena Monroy	Liliana Silva
Cargo	Líder de TH	Líder de TH	Gerente General